Att fortsätta leverera bra välfärd trots mindre resurser är en utmaning många svenska kommuner står inför. I Nacka hoppas digitaliseringschefen Brita Rösblad att AI ska bli en del av lösningen. Med en egen AI-verkstad har kommunen redan gått från snack till verkstad. Men utmaningarna är många.

 Många kommuner funderar på hur och var man ska använda AI inom sin organisation. Tilltron till tekniken är stor, men utmaningarna är många. Inte minst handlar det om teknik, juridik och kostnader.

I Nacka kommun leds arbetet av digitaliseringschef Brita Rösblad. Hon berättar att kommunens AI-verkstad är ett sätt att testa sig fram, och att man redan har igång en hel del konkreta projekt. Hon anslöt till kommunen från Microsoft för drygt tio år sedan och uppskattar mycket att jobba på kommunal nivå där man får bidra till samhällsutvecklingen.

– Vårt uppdrag som kommun är att se till att våra invånare och företag får en bra och kvalitativ service och välfärd och vi vill vara väldigt nära medborgarna. Det är inom offentlig sektor man vill vara när det gäller AI och digitalisering, för det är här det finns så mycket möjligheter att förändra samhället. Särskilt i Nacka där vi har en hög ambition och mod att testa nytt och utveckla verksamheten för medborgarna, säger hon.

Ska lösa välfärdens svåra ekvation

Bakom ambitionen ligger en minst sagt tuff ekvation. För offentlig sektor handlar det om att göra 125 procent av jobbet med 75 procent av arbetskraften på bara några års sikt, med anledning av den förändrade demografin i Sverige.

– Vårt uppdrag är att leverera välfärd till fler och se till att medborgarna är nöjda. Samtidigt blir vi fler äldre, medan det också blir färre i arbetsför ålder. Och det finns en förväntan på oss från medborgarna på till exempel digitala tjänster och 24/7-service, som vi behöver möta.

För att ta sig an utmaningen satsar Nacka på att göra AI till en naturlig del av verksamheten. Inte genom stora centralt styrda projekt, utan genom att låta idéerna växa fram där behoven finns, ute hos verksamheterna. Det är där AI-verkstaden kommer in. 

– På nationell nivå har Försäkringskassan och Skatteverket fått ett regeringsuppdrag att ta fram en AI-verkstad, och som en av fem kommuner är Nacka med och bidrar i arbetet med den nya nationella AI-verkstan. Det innebär dels att man kan ta del av gemensamma nationella tjänster, dels att man kan bidra med både behov och erfarenheter från kommunal verksamhet.

Från nationell satsning till lokal AI-verkstad

Från Nackas håll lyfter man framför allt två områden som extra intressanta. Det ena är önskemål om färdiga integrationer till nationella datakällor för att göra det enklare att utveckla AI-tillämpningar som kan skapa konkret nytta i verksamheten.

Dessutom önskar man ett samordnat juridiskt stöd, eftersom man ser ett stort värde i att gemensamt reda ut hur olika regelverk påverkar AI-tillämpningar. Det gäller till exempel GDPR, offentlighets- och sekretesslagen och AI-förordningen, men även frågor kring lagstiftning inom hälso- och sjukvård, plan- och byggområdet och socialtjänsten är intressant.

– För oss handlar det om att skapa rätt förutsättningar för att gå från potential till praktisk nytta. Ansvarsfull AI-användning, rättssäkerhet och verksamhetens behov behöver gå hand i hand. Genom att delta vill vi både dra nytta av den nationella samverkan och bidra till gemensamma lösningar för offentlig sektor. Istället för att 290 kommuner ska göra samma sak på varsin kammare. Men vi har också byggt vår egen lokala variant av AI-verkstad i Nacka som vi kallar Nacka AI-forum, säger Brita Rösblad.

Arbetet med Nackas lokala AI-verkstad är redan igång sedan i våras tack vare två av Brita Rösblads kollegor på digitaliseringsavdelningen, som fick idén efter ett studiebesök på Regeringskansliet. De föreslog att testa konceptet även i Nacka. Det innebär att kommunen varje tisdag bjuder in medarbetare som får hjälp att bygga AI-assistenter och utforska möjligheterna med generativ AI.

– Från början har det varit för att så många som möjligt ska få upp ögonen för det och förstå hur de kan använda generativ AI. Och intresset sprider sig. Det finns en stor nyfikenhet.

Brita Rösblad är noga med att påpeka att det är verksamheternas behov som ska styra utvecklingen, inte IT- och digitaliseringsavdelningen.

– Det behöver vara verksamhetsdrivet, för det är ju våra verksamheter som ser vilka utmaningar och behov som AI kan lösa. Min roll är att stötta och supportera verksamheten med bland annat teknikstöd och förvaltning av AI-lösningarna.

Testas och utvärderas för fullt

Det finns redan flera konkreta exempel på hur AI testas och utvärderas i kommunen, bland annat genom byggandet av olika AI-assistenter som exempelvis Tjänsteskrivarassistenten, som ska underlätta arbetet med tjänsteskrivelser, och olika AI-assistenter som kan guida medarbetare kring riktlinjer och lagkrav i olika verksamheter.

– Något våra verksamheter undersöker är att använda AI vid till exempel samråd. Det är många samråd och medborgare som skickar in synpunkter. Det kan bli enorma textmassor i olika format. Med AI finns det jättestora möjligheter att gå igenom alla synpunkter som kommer in mycket mer effektivt.

Ett annat område är socialtjänsten, där kommunen har börjat använda AI-stödd transkribering av möten.

– Det ställs höga krav på dokumentation från den typen av möten. Att få hjälp med transkribering gör att man kan vara mer närvarande i mötet istället för att fokusera på själva anteckningarna.

Säkerheten sätter gränser

Samtidigt ställer offentlig verksamhet särskilda krav på säkerhet och regelefterlevnad. Kommunen har klassificerat sina data med hjälp av en AI-lösning för att kunna kontrollera vilken information Copilot får tillgång till.

– Det som är spännande men också svårt med offentlig sektor är att det å ena sidan finns en stor transparens och öppen information genom offentlighetsprincipen, men samtidigt finns mycket information som är konfidentiell och omfattas av sekretess så det gäller att hålla tungan rätt i mun när man arbetar med AI.

Särskilt känsligt blir det inom verksamheter som socialtjänsten, där AI-användningen måste föregås av noggranna riskbedömningar och olika skyddsåtgärder.

– Det är inte lätt att införa, utan först måste man få upp alla riskerna på bordet om det ska gå att använda AI på ett kontrollerat sätt.

Än så länge är de flesta AI-satsningarna inriktade på interna processer, vilket innebär att invånarna sällan märker att tekniken används. Men kommunen arbetar också med lösningar som påverkar medborgarna mer direkt. Bland annat har man testat AI och smarta kameror för att förbättra planeringen av vägunderhåll.

För Brita Rösblad är datastyrningen en avgörande fråga för att kunna tillämpa AI. Kommunen behöver veta vem som äger informationen, hur den uppdateras och vilka data som får användas. Det gäller inte minst när information från olika verksamheter ska kombineras.

Kommunen arbetar därför med att stärka sin informationsarkitektur och bygga upp en egen förmåga till dataanalys. Målet är att kunna fatta snabbare och bättre underbyggda beslut.

Till utmaningarna hör också ett ständigt närvarande cyberhot. Kommunen utsätts regelbundet för allt från överbelastningsattacker till mer avancerade intrångsförsök, samtidigt som utvecklingen av AI-agenter skapar nya säkerhetsutmaningar.

Liten it-avdelning med stora ambitioner

Nacka är långt ifrån ensam om att försöka hitta rätt väg framåt i digitaliseringen. Brita Rösblad är engagerad i Storsthlm, där kommunala it-chefer i Stockholmsområdet samarbetar.

Hon sitter även i styrelsen för Sambruk, en icke-vinstdrivande medlemsförening som arbetar med gemensamma digitala lösningar inom offentlig sektor istället för att varje kommun utvecklar sin egen lösning. Över hälften av Sveriges kommuner är medlemmar i Sambruk, vars syfte är att samarbeta och gemensamt utveckla lösningar som inte finns på leverantörsmarknaden.

För Nacka är samarbete och prioriteringar särskilt viktiga. Kommunen har omkring 113 000 invånare, men IT- och digitaliseringsavdelningen består av bara drygt 25 medarbetare.

– Det innebär att den är ganska liten i förhållande till andra kommuner. Vi har outsourcat en hel del. Vi ska göra det som verkligen är kommunens kärnuppdrag och inom it så innebär det att snarare kravställa på leverantörer och sy ihop bra digitala tjänster som fungerar i Nacka.

Det är fortfarande för tidigt att dra några långtgående slutsatser om effekterna av AI-arbetet. Men enligt Brita Rösblad pekar medarbetarnas egna uppskattningar redan på tidsvinster.

– Vi har i projektet för införandet av Copilot låtit testanvändarna estimera hur mycket tid de sparade, och för många arbetsuppgifter, som till exempel skriva mötesanteckningar så vittnade de om man gjorde arbetet på halva tiden, så cirka 50 procents tidsvinst. Den tiden kan vi använda för att jobba snabbare och smartare, och få ner handläggningstiderna ytterligare. En annan stor vinst är förstås också att AI kan minska arbetsbelastningen och göra att kommunen blir en mer attraktiv arbetsgivare genom att tillhandahålla moderna verktyg för sina medarbetare, säger hon.


Text och foto: Joakim Arstad Djurberg

I vår vinjett "En dag med" pratar vi med it-beslutsfattare om deras insikter och hur de möter dagens och framtidens it‑utmaningar, hur de formar morgondagens tekniklandskap och hur de utvecklar sin organisation för att attrahera och behålla kompetens.